Politique de confidentialité

Données traitées

identité et adresse e-mail utilisées pour la connexion Google et, dans les versions mobiles déjà diffusées, pour les codes de connexion à durée limitée ;
enregistrements audio des réunions que tu captes avec l’application ;
transcriptions et comptes-rendus générés à partir de ces enregistrements ;
empreintes vocales des personnes que tu choisis d’enrôler — il s’agit de données biométriques (un gabarit numérique de la voix), utilisées uniquement pour reconnaître les intervenants ;
date, version de l’information et compte authentifié ayant attesté l’accord explicite de la personne lors de chaque enrôlement vocal ;
métadonnées de réunion (titre, date, catégorie, participants saisis) ;
contacts et campagnes e-mail : adresses, noms, listes, variables de personnalisation, objets, contenus texte ou HTML, pièces jointes, programmation et destinataires en copie ;
état d’envoi, erreurs, désinscriptions et, lorsque le suivi est activé, date d’ouverture et liens cliqués — e-ent n’enregistre pas l’adresse IP pour ces événements ;
salles de visio : titre, description, horaire, capacité, options d’accès et de présentation ;
journal de salle limité aux entrées et sorties, au nom affiché et à un identifiant technique haché ; l’adresse IP des participants n’est pas conservée dans ce journal ;
identifiant technique d’installation, version de l’application et traces de sécurité strictement nécessaires à la connexion, à la protection contre les abus et à la reprise des enregistrements ;
jetons OAuth chiffrés nécessaires, selon les fonctions que tu autorises, à Gmail, Google Drive, Google Contacts et Google Sheets.

Finalités

enregistrer et transcrire tes réunions ;
générer des comptes-rendus, relevés de décisions et synthèses ;
identifier les intervenants par leur voix lorsque tu as enrôlé leurs empreintes ;
préparer, personnaliser, programmer et envoyer tes campagnes depuis le compte Gmail que tu connectes ;
gérer tes contacts, modèles, désinscriptions et statistiques de campagne ;
créer et administrer tes salles de visioconférence et afficher leur historique ;
sécuriser les comptes et reprendre un enregistrement interrompu ;
ranger les documents produits et une copie portable de tes communications dans le Google Drive personnel que tu autorises.

Responsable du traitement et bases légales

Le responsable du traitement est l’éditeur d’e-ent, joignable à stephane@matthey.fr.

la création du compte, les réunions, les campagnes Gmail, les salles de visio et les exports sont nécessaires à l’exécution du service demandé ;
le recours éventuel à OpenAI ou Groq pour transcrire l’audio repose sur ton consentement explicite, recueilli avant le premier traitement dans l’app iPhone et avant chaque nouvel enregistrement ou import sur le Web ;
la création et l’utilisation d’une empreinte vocale reposent sur le consentement explicite de la personne concernée ;
la prévention des abus, la sécurité et les journaux techniques reposent sur l’intérêt légitime à protéger le service et ses utilisateurs ;
les données de facturation seront traitées au titre du contrat et des obligations légales lorsque les abonnements seront ouverts.

Pour les contacts, destinataires, contenus et invitations que tu importes ou crées, tu détermines la finalité de la communication et restes responsable de disposer d’une base légale appropriée. e-ent traite ces éléments sur tes instructions afin de fournir le service.

Sous-traitants et traitements par des services d’intelligence artificielle

e-ent essaie d’abord de transcrire l’audio avec son moteur Whisper auto-hébergé sur le serveur français. Si ce moteur est indisponible, l’enregistrement peut être transmis à un moteur de secours, uniquement après ton consentement explicite :

Transcription audio : moteur Whisper auto-hébergé en France en priorité ; Groq ou OpenAI, établis aux États-Unis, seulement comme moteurs de secours ;
Génération des comptes-rendus : moteur Ollama/Qwen auto-hébergé sur notre serveur en France ; les transcriptions ne sont pas envoyées à un fournisseur tiers pour cette étape ;
Reconnaissance des intervenants par la voix : traitée intégralement sur notre serveur en France — les empreintes vocales ne sont jamais envoyées à un tiers.

Le consentement couvre ce recours possible aux moteurs de secours. Sans ce consentement, e-ent ne lance pas l’enregistrement ou l’import. OpenAI et Groq ne reçoivent que l’audio nécessaire à la transcription ; ils ne produisent pas les comptes-rendus. Leur intervention peut impliquer un transfert de données hors de l’Espace économique européen selon les garanties applicables à leurs services.

Les autres destinataires techniques sont : IONOS pour l’hébergement en France ; Google, seulement pour les fonctions que tu connectes, pour l’identité, Gmail, Drive, Contacts et Sheets ; Stripe pour le paiement lorsque les abonnements seront activés. Le moteur de visio e-ent est auto-hébergé et n’envoie pas son journal de salle à un ancien portail. e-ent ne vend pas tes données.

Hébergement, conservation et sécurité

Les données sont hébergées sur un serveur privé situé en France/Union européenne. Les accès sont cloisonnés par compte. L’audio brut est purgé après 30 jours. Les transcriptions, comptes-rendus, empreintes vocales, campagnes, contacts, modèles, salles et historiques associés sont conservés jusqu’à leur suppression dans e-ent ou jusqu’à la suppression du compte. Une campagne supprimée entraîne la suppression de son historique associé ; une salle archivée et son historique restent disponibles jusqu’à la suppression du compte. Une adresse désinscrite reste dans la liste de suppression afin d’éviter un nouvel envoi. Les journaux administratifs et de sécurité sont conservés au maximum 12 mois. Les liens et codes de connexion expirés ou utilisés sont purgés sous 2 jours. Lorsque tu connectes Google Drive, les documents produits et la copie portable des communications sont rangés dans ton dossier personnel autorisé.

e-ent n’utilise aucun traceur publicitaire et ne charge aucun outil d’analyse d’audience tiers sur ses pages.

Consentement à l’enregistrement

Enregistrer une conversation sans le consentement des personnes présentes peut être illégal (en France, article 226-1 du Code pénal). Tu es responsable d’informer les participants et de recueillir leur accord avant d’enregistrer. e-ent fournit un indicateur d’enregistrement visible mais ne se substitue pas à cette obligation.

Tes droits

Conformément au RGPD, tu disposes, selon le traitement concerné, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition. Tu peux retirer ton consentement à tout moment ; ce retrait ne remet pas en cause les traitements déjà réalisés. L’application demande une attestation distincte à chaque enrôlement vocal. Pour retirer cet accord, supprime l’empreinte concernée dans « Mes intervenants ».

Tu peux supprimer l’ensemble de tes données et ton compte directement depuis l’application (Réglages → Supprimer mon compte), ce qui efface les réunions, communications, salles, historiques, jetons Google et fichiers privés conservés par e-ent. Les copies déjà créées dans ton Google Drive restent sous le contrôle de ton compte Google et peuvent y être supprimées séparément. Tu peux aussi exercer tes droits par e-mail. Si tu estimes que tes droits ne sont pas respectés, tu peux déposer une réclamation auprès de la CNIL.

Contact

Pour toute question relative à la confidentialité ou à l’exercice de tes droits, contacte le responsable du service à l’adresse stephane@matthey.fr.